La mayoría de los médicos contrata a una asistenta o secretaria en su consulta. Según estudios que hemos realizado, las principales tareas de esta empleada consisten en contestar a las llamadas por teléfono de los pacientes, recibirlos en el consultorio y hacer un seguimiento después de la visita. Este dato aparentemente banal tiene en realidad una importancia enorme, ya que la comunicación con los pacientes es la base del funcionamiento de la consulta –y, al mismo tiempo, su talón de Aquiles. Por suerte, no tiene por qué depender en su totalidad de una única persona.
Es evidente que las obligaciones de las secretarias, en su mayoría, están relacionadas con el contacto con los pacientes. Aún así, según un estudio de Doctoralia el 30% de las llamadas a consultorios médicos quedan sin responder, ya sea por que se realizan fuera del horario laboral o por que no se han podido atender en su momento. Esto significa que, a pesar de que haya una empleada contratada que dedica la mayor parte de su jornada a atender el teléfono, a los pacientes les cuesta mucho conseguir hablar con la consulta.
La conclusión es, por tanto, evidente: es necesario mejorar la comunicación con los pacientes. Cada llamada que queda sin contestar es una posible cita perdida y aunque las conversaciones telefónicas representan la obligación más importante de la empleada, no es la única –y no todos podemos permitirnos contratar a alguien más. Además, ni siquiera contratar a varias personas resolvería el problema de aquel paciente que a menudo llama fuera del horario laboral.
¿Cómo se puede reducir la carga de trabajo de los empleados y mejorar el trabajo de la consulta sin incurrir en grandes gastos?
- Calendario para concertar citas a través de Internet
La primera solución que mejora la comunicación con los pacientes es ofrecerles la posibilidad de concertar citas a través de Internet. No a todo el mundo le resulta cómodo hablar por teléfono y cada vez más los pacientes se acostumbran a agendar sus citas online. Concertar citas por Internet resulta rápido y cómodo. Esta solución se aplica también en otros sectores: hacemos compras por Internet, pedimos comida, reservamos entradas de cine, vuelos y habitaciones de hotel. Esta es una herramienta que cada día se vuelve más necesaria para los especialistas de salud y más demandada por los pacientes, ya que les permite concertar cómodamente sus citas y a los médicos gestionarlas eficazmente.
- Recordatorio automático de citas
Realizar recordatorios de citas a todos los pacientes de la consulta requiere una gran cantidad de tiempo. Gracias al recordatorio automático de citas, nuestra empleada dejará de estar a ocupada con las llamadas y mensajes de recordatorio. Para ello, podemos utilizar sistemas automáticos, como SMSApi o SMSCenter. El servicio de Perfil Premium de Doctoralia incorpora igualmente en su Calendario de citas un sistema automático de envío de recordatorios: una vez introducida una cita en el Calendario, se envía automáticamente un SMS a modo de recordatorio. Esto reduce drásticamente el número de citas a las que los pacientes no acuden y tampoco cancelan.
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Gestione ahora su consultorio desde una sola herramienta gracias a la cual podrá gestionar las visitas y la comunicación con sus pacientes. Incluye reserva de cita en línea, consultas por videollamada, campañas para pacientes, recordatorios automatizados y emisión de recetas electrónicas.
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Gracias a la utilización de estas sencillas soluciones reducimos la carga de trabajo de nuestra empleada y mejoramos la atención de la consulta. Dejamos de perder pacientes que hasta ahora simplemente no conseguían ponerse en contacto con nosotros y reducimos asimismo el número de citas que no llegan a producirse porque los pacientes no las cancelan. La persona que desarrolla la función de secretaria en la consulta puede dedicarse a otras tareas, como dar la bienvenida a los pacientes, encargarse de la gestión de la sala de espera y hacer un seguimiento más personalizado después de cada visita, lo que mejora el nivel del servicio de forma notable.
Todos salen ganando: el paciente, los empleados y el propio médico.
Si brinda un óptimo servicio es importante darlo a conocer, por lo que es de vital importancia que incentive a sus pacientes a publicar en Internet su opinión, con lo que conseguirá aumentar su reputación, demostrar sus conocimientos y generar confianza, siendo las opiniones un elemento decisivo al momento de elegir médico en la red. ¿No sabe cómo hacerlo? No se preocupe, tenemos un artículo en donde le develaremos 6 formas de conseguir que sus pacientes hablen de usted en Internet.
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